Der Umgang mit einem CMS erfordert in jedem Fall eine Einarbeitung. Die Ergebnisse der Arbeit hängen vom gewählten Werkzeug, den eigenen grafisch/typografischen Fähigkeiten (bei Nichtnutzung definierter Templates) und der Übung im Umgang mit dem CMS ab.

Wenn nur alle 3 Monate eine Änderung vorgenommen wird, wird der Arbeitsprozess länger dauern, als wenn tägliche Änderungen redigiert werden.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Supportfrage - sowohl in schriftlicher Form (Handbuch, online-Hilfe) als auch (stärker noch) Telefonhotline und Kollegen/Kolleginnen, die das System schon kennen und die man schnell einmal fragen kann.

Fakt bleibt: Ohne Lernen und Einarbeiten kommt kaum ein vernünftiges Ergebnis zustande und bei Einsatz von kostenloser Software sollte für Installation, Problemlösung, Grafik und Sonderwünsche ebenfalls ein Budget eingeplant werden. Die Erstellung einer Seite geht bei den einfachen Systemen ohne technisches Know-How - jedoch nur im vorgegebenen Rahmen und den vorgefertigten Templates, bei den komplexeren Systemen wird es schon beim Installieren und den Server-Client-Konfigurationen Probleme geben.

CMS laufen letztendlich immer darauf hinaus (wenn nicht das ganze System inhouse betrieben wird), dass Daten auf einen "fremden" Server (auch wenn er rechtlich der eigene ist) gegeben werden. Dies sind dann nicht nur die Daten, die dem Internet  zur Verfügung gestellt werden, sondern auch Daten des Back-Office (Redakteure und Adressen, Statistiken, noch nicht veröffentlichten Inhalte...).

Hier sollte sich der Site-Anbieter sehr genau überlegen, ob er mit einem anonymen Provider arbeiten will, oder wenn auch Support nötig ist, sich einen Provider seines Vertrauens sucht und so die relative Gewissheit hat, dass seine Daten "seine" Daten bleiben und nicht auf dem Adressmarkt wieder auftauchen.

Eine mit einem CMS aufgebaute Web-Site ist meist ein "lebendiges System". Es fordert Updates, Änderungen, Weiterentwicklungen. Aber auch das beste CMS kann keine Daten erzeugen. Es kann bei entsprechender Programmierung auch Daten von anderen Content-Anbietern übernehmen, aber das muss alles organisiert, programmiert und gepflegt werden.

Der Aufbau eines "Portals", eines Magazins, einer Selbstdarstellung oder einer Materialsammlung mit einem CMS bedeutet auch gleichzeitig in den meisten Fällen den Aufbau einer Redaktion - sonst bleibt die Site ein "Datengrab".

Ein CMS kann die Arbeit erleichtern, es nimmt sie aber nicht ab!

Die positiven Seiten eines CMS - alles ist auf der gesamten Site schnell änderbar - können zu erheblichen Schwierigkeiten führen, wenn Abweichungen der einmal definierten Struktur erforderlich werden.

Oft funktioniert die Unterbringung der "einmaligen Abweichung", z. B. das Einstellen eines neuen Templates durch einen work around, obwohl das System strukturell gar nicht richtig ist, aber nicht weiter auffällt. Problematisch wird es dann, wenn zuviele Abweichungen von der "Norm" erfolgen - dann ist die Struktur schließlich nicht mehr wartbar, die Grundlage ist nicht mehr erkennbar und die "gerade 'mal so hinprogrammierten" Abweichungen stören erheblich wenn eine Generaländerung vorgenommen wird.

Flexibilität ist möglich, wenn sie im Rahmen der Ursprungsprogrammierung eingebaut ist. Sie wird sehr umständlich, wenn sie zu viele Abweichungen von der grundsätzlichen Datenbankstruktur erfordert. Dies ist leider häufiger der Fall als von vornherein angenommen, da nicht alle Anforderungen, die im Laufe eines Site-Lebens gestellt werden, antizipiert werden können.